6 dicas que vão aumentar a sua organização

PorJoão Carlos Pinto Correia

6 dicas que vão aumentar a sua organização

Confesso que em termos de organização nunca fui um exemplo para ninguém. Isto até há uns anos começar a ler sobre o tema e isso me ter levado a melhorar neste aspeto.

A factualidade

Qualquer que seja o seu trabalho, todos os temas estão sempre no topo das prioridades. Se for profissional liberal, então, tudo vai começar a inundar a sua vida e parece que é “tudo para ontem”. A realidade é: a organização é vital!Mas isto acontece em qualquer profissão e em qualquer trabalho sendo que, na busca contínua pelas melhores oportunidades – e a forma de lidar com elas – exige organização.

Se não for organizado, na vida profissional e pessoal, o mais certo é perder oportunidades. Lembro-me de uma frase do Padre Dehon que dizia “onde não há ordem, não há virtude” e é verdade. Sem organização, vai perder clientes, oportunidades e perder mais tempo. É tão certo como estar a ler este texto.

A verdade é que, para ser organizado, não precisa de tirar uma licenciatura. Por pequenos investimentos de tempo e dedicação, é perfeitamente possível manter e desenvolver um sistema de organização. E esse sistema será o responsável por lhe poupar tempo, aumentar a eficiência e melhorar o seu desempenho em todos os aspetos da sua vida.

A lista que lhe vou deixar parte da minha experiência pessoal. Confesso que luto diariamente neste tema mas, aos poucos, os hábitos já estão a tornar as coisas automáticas.

1. Faça uma lista de prioridade no início de cada dia

Confesse: apesar de os clientes lhe dizerem que tudo é prioritário, a verdade é que não é embora seja para eles. É a si que lhe compete fazer esta gestão, até porque, é impossível que acabe com todo o trabalho num único dia. No início do seu dia, tire cerca de 20 minutos para organizar o seu dia e as prioridades em termos de trabalho.

Pessoalmente, eu dedico o meu tempo à realização desta tarefa enquanto estou a tomar café. Tenho uma abordagem descontraída e numero, de 1 a …, as tarefas que irei realizar naquele dia. Coloco uma escala, por prioridades e importância e, obrigatoriamente, mantenho-me nessa lista. Só há uma exceção: assuntos que surgem e que levam cerca de 5 minutos a completar, são tratados entre números, ou seja, entre tarefas.

2. Foco nas tarefas e objetivos mais importantes

Acredite que esta não é nada fácil. Quantas vezes um dos itens da lista é difícil e penoso ou não temos vontade de o fazer… Mas tem de ser. A lista manda e a lista tem de ser obrigatória; não a seguir é o mesmo que procrastinar e o assunto vai morrer, provavelmente, de velho. E vai ter clientes chateados mesmo que lhes dê conversa…

É importante, no seu planeamento, é que faça objetivos de trabalho realistas e trabalhe sempre com o pensamento voltado para a obtenção dos mesmos. É boa ideia perder o hábito de estar constantemente a ver emails, redes sociais e o telemóvel porque são fatores de distração. Em conclusão: o foco é muito importante!

3. Use uma agenda online e sincronize-a com o telemóvel

Isto tem sido muito útil para mim e já não me imagino regressar às tradicionais agendas em papel. Eu adotei o Google Calendar mas há muitas mais soluções que pode seguir. No final de cada dia, verifico sempre a agenda que tenho para o dia a seguir, esteja no sofá ou já a preparar-me para dormir.

Ao mesmo tempo, é fácil e prático. Em qualquer momento – como tem sempre o telemóvel consigo – pode anotar o que quer que seja na agenda. Ele vai sincronizar com todos os dispositivos, incluindo PC pessoal se quiser. (Eu até fui mais longe e com a ajuda do IFTTT, todas as chamadas que recebo vão parar à agenda automaticamente).

4. Saber quais as prioridades é muito importante

Se pensa que fazer a lista é apenas colocar uma numeração, não só está errado como vai ter um problema. Cada número em frente de cada tarefa é importante, porque é isto que vai permitir colocar um ranking nas tarefas a realizar e seguir esse roteiro. Fácil, certo? Não…

Se eu lhe contasse a quantidade de vezes que fugi à lista e me arrependi… É muito fácil fugir do plano: acontece isto, falta aquilo, mais logo é que é… E depois, o nosso pensamento no final do dia parece-se com: “o dia passou e parece que não fiz nada…”

5. Elimine e veja que eliminou

À medida que vai completando as tarefas, coloque um risco por cima. É muito importante para perceber o seu trabalho e sentir-se empolgado por estar a eliminar tarefas. Normalmente, eu coloco pequenos quadradinho à frente de cada tarefa onde vou colocando um visto sempre que está concluída. Na verdade, tudo funciona desde que diga claramente ao seu cérebro: “está feito, parabéns!

No final do dia, acima de tudo, olhe para as tarefas e regozije-se. Veja o que correu bem e também menos bem. O que alcançou e eventualmente o que correu menos bem para poder ser melhorado. Guarde o papel porque no dia a seguir as tarefas que não completou têm de voltar à ribalta.

6. Arrume e Arrume-se

Ainda se lembra da frase “onde não há ordem, não há virtude”? Pois é, no final do dia, se a sua secretária ou espaço de trabalho estão desarrumados, também o estará a sua cabeça. Tire sempre tempo no final do dia para arrumar o seu espaço, organizar as coisas e colocar num papel todas as novas tarefas (o ideal é que as vá coligindo à medida que chegam).

Arquive o que não necessita e organize o que vai precisar. Isto seja em material físico (papel, capas, etc.) seja no digital (PC, Cloud, etc). Faz lembrar aquela anedota: “Organizem-se!”

Imagem:William Iven

Sobre o autor

João Carlos Pinto Correia administrator

João Carlos Pinto Correia. Formador (CCP n.º F608236/2013), Advogado e Consultor de Empresas. Licenciado em Direito pela Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa. Pós-Graduado em Gestão Fiscal pelo Instituto Superior de Gestão e em Cibercriminalidade pelo Instituto CRIAP.

Os 23 hábitos para o sucesso – DropsQuestionPublicado em8:23 pm - Jun 30, 2018

[…] Uma das coisas que deverá fazer todos os dias é um ter objetivo específico. Mesmo que esse objetivo seja completar a última tarefa da sua lista. Ter isto em mente permite-lhe atingir os objetivos e ter sempre em conta as prioridades. No fundo, ter sempre em conta ao longo do dia “o fim da sua lista” é a melhor forma de atingir o que quer. Já aqui falamos sobre isto quando nos referimos à importância da organização. […]

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